O que é Chatbot e seus benefícios para as IES?

Por Eduardo Campos

17/04/2023

4 min de leitura

Entendendo o que é Chatbot

Com os avanços recentes e a passos largos das ferramentas de inteligência artificial, a pauta “robôs” está em alta mais do que nunca. Muitos questionamentos surgem sobre a integração dos bots na realização de trabalhos humanos, a velocidade de aprendizado dos softwares e a humanização das respostas oferecidas por ferramentas como o ChatGPT.

Mas afinal, você sabe o que é um chatbot e como ele pode ser um aliado nos processos de atendimento e vendas das empresas? Sabia que existem outros modelos de chatbot além dos que são conectados às I.A.s? E o mais importante: sabia que a sua IES pode se beneficiar muito de um funcionário robótico em seus processos de captação e retenção?

O termo chatbot, livremente traduzido, significa “robô” (bot) de “conversa” (chat), o que já nos dá uma boa ideia de sua funcionalidade.

Chatbot é um programa (software) cuja função é estabelecer conversações entre o interlocutor (cliente) e um robô (empresa) de forma automatizada, instantânea, humanizada e altamente responsiva.

A ferramenta do chatbot é muito versátil e pode atender a diversos tipos de demandas. Para as IES, o chatbot é um super aliado na otimização de processos de atendimento ao aluno, finalização de matrículas, soluções de dúvidas frequentes e até mesmo realização de pesquisas de satisfação, além de poupar seus funcionários de realizar trabalhos que podem ser automatizados.

A Velocidade Responsiva como Diferencial

Esta é uma grande vantagem do chatbot: a velocidade responsiva. Em nosso cotidiano, a rapidez nos processos de tomada de decisão é crucial. Recorremos sempre a recursos facilitadores para atravessá-lo. É por isso que a agilidade da resposta durante um processo de venda é tão importante: ela guia o processo de tomada de decisão do lead através da criação de um senso de urgência e de uma expectativa fisiológica de recompensa que o incentiva a finalizar a tarefa. E com o chatbot, este serviço está disponível 24h por dia!

Integrando a comunicação da empresa a um Chatbot

Um exemplo de chatbot é o atendente virtual, que costuma aparecer na página inicial de websites. Aqui no site da Astronauta, você certamente notou o nosso Edu te chamando no canto inferior direito, né? Este é um exemplo de chatbot de atendimento virtual. Quem passa por aqui e quer tirar alguma dúvida nos chama na caixinha de diálogo e solicita um atendimento especializado.

A vantagem desta estratégia é que, ao abordarmos potenciais clientes de forma humanizada, rápida e respeitosa, nós aumentamos consideravelmente as chances de criação e conversão de leads.

Além de guiar o processo mental de tomada de decisão do seu potencial aluno, o chatbot poupa o seu funcionário de repetir informações básicas o tempo todo. Um atendente virtual pode tirar as principais dúvidas de um interessado, prestando informações sobre os cursos ofertados pela IES, valores, promoções, prazo para inscrições, entre outras.

Depois deste contato inicial com o atendente virtual, o lead que mantiver sua intenção de se matricular pode ser redirecionado a um atendente real para que, agora já informado e com seu interesse mais consolidado, ele tenha menos dúvidas e uma janela de tempo menor para tomar a decisão de finalizar sua matrícula.

Ou seja: o seu funcionário receberá um lead maduro o suficiente para se tornar aluno e poderá dedicar seu tempo e trabalho para finalizar sua matrícula o mais rápido possível, reduzindo as chances de desistência.

O chatbot também pode ser aliado a plataformas como o Whatsapp, trazendo ainda mais proximidade da IES com o lead ou aluno. Ao iniciar uma conversa pelo Whatsapp, o lead pode receber orientações objetivas que facilitam a sua trajetória no processo de compra.

Bônus: Exemplo de interação de uma IES com chatbot via WhatsApp!

E como aqui na Astronauta, você já sabe que a gente gosta de dar exemplos práticos, aqui vai mais um!

Olá, eu sou o assistente virtual da Faculdade X e vou realizar o seu atendimento inicial!
Digite:
1 – Se você já é nosso aluno
2- Se você ainda não é nosso aluno
Muito bem. Como posso ajudá-lo(a)?
1 – Gostaria de informações sobre um curso de graduação
2 – Gostaria de saber sobre programas de bolsas de estudo
3 – Outros
Que legal! Agora, digite o número informado para receber informações sobre os cursos:
1 – Enfermagem;
2 – Direito;
3 – Administração;
[…]
Aqui está o PDF completo com tudo que você precisa saber sobre o nosso curso de Enfermagem!
[pdf]
Digite:
1 – para efetuar sua matrícula no curso de Enfermagem.
2- para solicitar informações sobre outro curso.
3 – para falar com um atendente.
Estou transferindo você para um de nossos atendentes.

Chatbot e Inteligência Artificial

O chatbot pode ter sua funcionalidade vinculada a uma quantidade restrita de respostas, como no nosso exemplo acima, ou pode ser associado a ferramentas de machine learning e inteligência artificial. Ambos os formatos são eficientes, mas os recentes avanços tecnológicos das inteligências artificiais têm trazido bastante destaque à sua capacidade de oferecer interações cada vez mais naturais e personalizadas.