A campanha de rematrícula é um dos momentos mais importantes ao longo do ano de uma IES, tal qual a de captação, e demanda a mobilização, organização e planejamento de muitos setores, como atendimento, financeiro, gestão, marketing e vendas. E para que esta coordenação seja integrada e que o cotidiano das equipes se torne mais fácil, selecionamos algumas dicas para otimizar a taxa de retenção da sua IES!

1. Saiba ouvir o seu aluno

Antes de tudo, é importante compreender que a experiência do estudante é central para o processo de rematrícula. Isto significa que o seu aluno precisa se sentir acolhido a todo tempo, desde o primeiro contato do seu time comercial.

Já falamos por aqui sobre a importância da avaliação interna dentro da sua IES, então você não deve ficar surpreso em descobrir que a nossa primeira dica para otimizar o seu processo de rematrícula é ouvir o seu aluno ao longo de sua jornada acadêmica. Afinal, quem melhor que seus próprios alunos para informarem suas dores e anseios?

Para organizar uma campanha de rematrícula que consiga promover as respostas e soluções que os seus alunos esperam, desenvolva e execute, ao longo do semestre letivo, constantes pesquisas de satisfação sobre diferentes áreas da sua IES, através de ligações, contatos via Whatsapp e e-mails de NPS. Desta forma, você poderá compreender se as maiores dificuldades dos seus alunos são financeiras, acadêmicas ou de logística, por exemplo, e poderá antever as melhores soluções para retê-los no próximo ciclo.

2. Crie lealdade

Criar uma relação de proximidade e ouvir o seu aluno, além de gerar dados para as próximas campanhas, também inspira nele um laço de lealdade e validação. Ao acompanhá-lo de perto ao longo de sua jornada acadêmica, oferecer a ele conteúdos, eventos e oportunidades de valor e demonstrar solicitude para solucionar seus problemas, a sua IES se torna referência de parceria e conforto para o seu aluno, o que diminui as chances de transferência para outra IES e até mesmo de trancamento de cursos, mesmo diante de adversidades.

3. Defina suas estratégias de retenção

Depois de ter acompanhado o seu aluno ao longo do semestre e coletado as informações sobre suas principais necessidades, é hora de traçar uma estratégia para supri-las.

Considerando que grande parte das taxas de evasão tem alguma raiz nas condições financeiras dos alunos, as equipes financeira e de gestão da sua IES devem analisar as possibilidades de oferta de condições especiais de pagamento, renegociação de dívidas, promoções e bolsas de estudo e as probabilidades de retorno destes investimentos a curto, médio e longo prazo.

Caso a dor dos seus alunos seja a distância da sua faculdade, por exemplo, a sua IES pode avaliar a viabilidade de firmar parcerias com empresas de transporte para facilitar o deslocamento dos alunos.

Agora, se a preocupação do seu aluno for a qualidade acadêmica, reúna seu núcleo acadêmico para que estudem uma adequação da metodologia, materiais, formato e corpo docente, afinal, a excelência deve ser sempre a prioridade máxima.

Seja a estratégia aplicável a curto, médio ou longo prazo, é importante que sejam ouvidos os colaboradores dos setores envolvidos para garantir que o plano será bem construído e bem aplicado.

4. Desenvolva processos menos burocráticos

Nosso cérebro está em constante busca por poupar energia e não à toa diz-se que ele é preguiçoso, pois tende a deixar para lá processos complicados. Com isso em mente, evite ao máximo que a rematrícula seja algo desgastante para o seu aluno, abra canais simples e múltiplos, como Whatsapp, E-mail, telefone e atendimento presencial e em todos eles dê diretrizes claras, organizadas e lineares sobre o processo de rematrícula, como um check-list.

Isso fará com que menos alunos deixem para concluir a matrícula na última hora e evitará embaraços desnecessários que podem ter origem no conflito de informações.

Além disso, a oferta de múltiplos canais permite que o aluno opte por aquele que for o mais fácil para ele e garante que ele poderá concluir a rematrícula imediatamente, sem precisar recorrer a outras plataformas, limitando ainda mais as margens para desistências ou esquecimentos.

4. Crie urgência e exclusividade

Já que o nosso cérebro é preguiçoso, precisamos ajudar os nossos alunos a lembrarem constantemente sobre a rematrícula, afinal, para muitos deles, em meio a tantas tarefas mais urgentes, esta etapa pode se perder.

Para isso, muitas IES utilizam a estratégia de vincular a antecipação da rematrícula a um desconto, o que pode ser muito interessante quando previamente alinhado com os times gestor e financeiro. Outra estratégia pode ser condicionar à rematrícula antecipada a renegociação de dívida ou condições especiais de pagamento.

Lembre-se que o senso de urgência é muito importante para que o estudante efetue sua rematrícula o quanto antes, o que por sua vez é importante para limitar o espaço de tempo que o aluno teria para cogitar trancar o seu curso ou ir atrás de outra IES para realizar a transferência, além de adiantar a liquidez do seu fluxo de caixa.

5. Prepare seu time

É importante que o seu time comercial e de atendimento ao aluno saiba o bê-a-bá da rematrícula, o que vai de coisas simples, como o prazo para concluí-la, até coisas um pouco mais complexas, como a multa em caso de inadimplência, que podem ser alvo de perguntas por parte dos alunos.

Parece complicado, mas basta que os coordenadores alinhem essas informações com os times e certamente esta etapa se tornará mecânica pela linha de frente da rematrícula. Além de facilitar o processo pela economia de tempo do estudante, traz segurança à própria IES saber que todos os envolvidos estão cientes das estratégias e limitações da campanha e que, por isso, certamente haverá menor risco de erros.

6. Automatize seus processos

É hora de darmos significado a uma palavra muito importante que está no nosso título: o-ti-mi-zar.

Otimizar significa facilitar os processos, o que faz todo sentido se a sua IES pretende reter o maior número possível de alunos e dar eficiência aos processos de rematrícula.

É essencial que a sua IES invista em ferramentas de CRM (Customer Relationship Management), não apenas para o processo de rematrícula, mas de forma contínua. A operação destas ferramentas poderá ocorrer de maneira interna pela sua equipe de marketing ou poderá ser terceirizada a uma agência como a Astronauta!

Em linhas gerais, o CRM coleta e classifica as informações de todos que interagem com as suas plataformas digitais, o que permite o desenho de estratégias mais assertivas e a construção de rotinas administrativas mais fluidas para todas as equipes que lidam diretamente com os alunos e leads.

Mas não é só isso. Boas plataformas de CRM, como a RD Station, que utilizamos aqui na Astronauta, facilitam a automação de processos de comunicação, o que permite a execução em massa da estratégia desenhada pela equipe de marketing e economiza muito tempo das equipes comercial e de atendimento. O que nos leva à última dica:

7. Abuse do e-mail marketing

Lembra quando falamos da criação de proximidade com o seu aluno? Que melhor estratégia de se aproximar dele do que marcar uma presença positiva na sua caixa de entrada?

Vamos pensar juntos: redes sociais e anúncios patrocinados são excelentes ferramentas para divulgação de conteúdo, engajamento e criação de urgência, mas não necessariamente fazem o aluno se sentir importante e exclusivo entre os demais. Já os contatos por telefone por parte do time comercial, se não forem guiados da maneira correta, correm o risco de sofrer do efeito reverso e gerarem a interpretação de invasão de privacidade.

Mas o e-mail… Ah, o e-mail! Ele é um canal que não invade a individualidade do aluno, pois trata-se de um canal oficial de comunicação, mas não deixa de criar uma sensação de maior proximidade por estar ali na sua caixa de entrada pessoal e ser dirigido nominalmente a ele.

O e-mail é um canal excelente para a consistência da comunicação da IES com cada um dos alunos e ainda é o alvo perfeito da automação, pois permite a criação de um fluxo de nutrição que carrega o aluno pela jornada de compra e ainda volta para buscar os que se perderem pelo caminho, tudo de forma automática, sem perder o tempo das suas equipes e ainda gerando dados valiosos à ferramenta de CRM a cada clique.

Para a sua rematrícula, o e-mail marketing, quando vinculado a uma ferramenta de CRM, pode ser um lembrete pessoal e consistente de urgência, chamando a atenção do aluno para a rematrícula, guiando-o pelos próximos passos, chamando de volta a sua atenção caso o aluno trave na jornada de compra e ainda possibilitando a coleta de feedback ao final, através de uma pesquisa de NPS sobre a sua experiência durante o processo de matrícula, além de permitir a nutrição e contatos de retorno para o próximo ciclo nos casos de alunos que eventualmente evadirem a sua IES.

Agora você já sabe como estruturar a sua próxima campanha de rematrícula, mas se precisar de uma ajudinha para fazê-la decolar, é só chamar a tripulação da Astronauta Digital!

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Assunto: Aprenda a RETER seus ALUNOS!

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7 dicas para otimizar a rematrícula na sua IES!

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