Sediar um evento na sua instituição de ensino superior é uma excelente estratégia para trazer visibilidade para sua marca e leads qualificados para o seu processo seletivo, mas para que isso aconteça, é crucial que haja um bom planejamento e execução.
Neste Blog post, vamos te dar um passo-a-passo de como organizar e executar um evento presencial de forma estratégica para trazer credibilidade à sua instituição para atrair e reter mais alunos e parcerias!
O evento presencial como estratégia de marketing para instituições de ensino
Com a produção de um evento presencial, você pode alcançar diversos benefícios:
- Apresentar o seu campus, a persona da instituição e suas principais qualidades;
- Atrair leads qualificados, pois os participantes serão pessoas que se interessam por aquele tema;
- Construir autoridade e relevância para sua instituição perante a cidade e a concorrência, tornando-se referência no assunto do evento;
- Gerar engajamento entre os participantes, que certamente compartilharão que estiveram no evento;
- Atrair parcerias, autoridades e patrocinadores;
- Criar um senso de identidade coletiva aos alunos e à comunidade, fortalecendo as chances de retenção e recomendação orgânica da sua instituição.
Mas para que você possa se beneficiar de todas estas vantagens, é necessário que você primeiro compreenda a necessidade de um bom trabalho de marketing digital, ainda que para um evento presencial. E é esta a nossa rota de hoje: te ajudar a planejar e executar as etapas pré, durante e pós-evento de maneira estratégica e organizada. Vamos juntos?
Se o evento é presencial, porque o marketing digital é indispensável?
Para alguns gestores, esta pergunta é um ponto de bastante dúvida e atenção, afinal, todo trabalho de marketing demanda investimento, e todo investimento deve ser motivado para ser aprovado pela equipe financeira.
É importante que toda e qualquer empresa e instituição compreenda que já ultrapassamos o ponto em que o marketing digital era só mais um caminho dentro da publicidade. As experiências físicas e digitais exercem influências diretas umas nas outras, então não é porque o seu evento será presencial que o seu público não poderá saber e interagir com ele através das ações digitais.
Quando consideramos o público das faculdades, centros universitários e universidades, este fator é ainda mais presente: é quase impossível que você tenha dentro da sua IES, atualmente, alguém que não acesse a internet com certa frequência e que não tenha ao menos uma rede social.
Então se é aqui que o público está, é aqui que você tem que estar também!
Pensando o evento
Antes de tudo, precisamos pensar no porquê deste evento:
- É um assunto pertinente com algum(ns) dos cursos que a sua instituição de ensino oferta?
- Qual é a finalidade deste evento?
- Quem será o público-alvo? Apenas alunos ou o público externo também será bem-vindo?
- Há demanda suficiente para este evento?
- Pensando no público, no tema e nos possíveis convidados, qual seria o tipo de evento mais adequado para esta ocasião? Uma palestra, uma roda de conversa, um congresso ou algum outro formato?
Tim-tim por tim-tim.
Depois de definir estas questões iniciais, passamos à etapa de pensarmos as demandas envolvidas na execução deste evento.
Qual é a data mais adequada para este evento? Ela coincide com algum feriado, período de avaliações, entrega de trabalhos ou outro evento importante para o público-alvo?
O evento será no horário de aulas para evitar que os alunos tenham outros compromissos marcados? Se sim, pode ser necessário informar aos professores para que deixem de ministrar aula naquele período, por exemplo. Se o evento for em outro horário, analise o perfil do seu aluno para avaliar as probabilidades de comparecimento e engajamento.
Quantas horas o evento deve ter para ser uma experiência rica, mas não maçante? Será um evento de um dia só ou, por exemplo, um congresso de uma semana?
Quem seriam os convidados ideais para protagonizarem este evento? Quais são as suas credenciais e experiências? Quais serão os custos em recebê-los, do café à remuneração?
Quais as pessoas envolvidas na organização deste evento, da recepção à limpeza? Serão apenas funcionários ou há necessidade de contratar equipe terceirizada?
Coffee Break, brindes, acessibilidade, localização e climatização não são meros detalhes, mas elementos importantes a serem considerados desde o planejamento, pois o seu evento é uma vitrine da sua instituição e você com certeza quer passar a melhor imagem possível.
É pertinente vincular alguma estratégia promocional ao evento? Por exemplo: “Os 10 primeiros inscritos receberão o kit do evento – camiseta, caneta, bloco de anotações e garrafinha!”; ou então “ao final do evento, haverá sorteio de algum tipo de bolsa ou benefício para um dos presentes que responder corretamente a uma pergunta feita pelo palestrante!”. Mas atenção: estas estratégias podem gerar um bom engajamento, mas devem ser utilizadas com cautela para não sabotarem o próprio apelo da exclusividade.
Há necessidade e viabilidade de cobrar uma taxa de inscrição para ajudar a cobrir os custos do evento ou esta ideia irá quebrar o engajamento do público-alvo?
Finalmente, depois de já ter elencado os pontos principais, você certamente já chegou a um nome e a um tom de voz para o seu evento! Ele terá um tom de seriedade, como “I Congresso da Enfermagem”, ou será mais despojado, como “Da faculdade ao hospital: o bê-a-bá do jovem enfermeiro”? Este será o ponto de partida para que a equipe de marketing elabore a estratégia de divulgação e acompanhe os seus resultados.
Para facilitar na construção do seu planejamento, separamos todas as sugestões deste postblog em um documento para você baixar e usar sempre que precisar.
“Seja bem-vindo ao nosso evento!”
Agora que você já tem a persona do seu evento, criada a partir de todo o planejamento que você elaborou com base nas nossas dicas (de nada!), é hora de organizar o marketing digital do seu evento presencial, que deve começar com uma Landing Page de inscrição.
Trata-se de uma página online que contará com todas as informações importantes do seu evento, como um breve resumo do assunto do evento, mini currículo dos convidados, data, horário e localização, um formulário para que os interessados possam fornecer seus dados de contato e se inscrever para participar e por fim, mas não menos importante, links de concordância com a Política de Privacidade e Termos de Uso da plataforma da instituição. Esta página seguirá a identidade visual e o tom de voz da sua persona.
Lembre-se sempre de utilizar o logo da sua Instituição
de forma clara em sua Landing Page.
Desta forma, as pessoas criaram uma primeira impressão
de credibilidade com seu evento.
O título do seu evento
deve ser simples e marcante.
Utilize o espaço após o título
e subtítulo para descrever o
seu evento e qual transformação
está sendo prometida nele.
Seu CTA deve ser claro
e reforçar a participação
Não se esqueça de solicitar em
sua Landing Page o consentimento
para utilizar os dados de cadastro.
Em seu formulário, colete informações que
possa utilizar depois, como o cargo, cidade,
grau de instrução, entre outras coisas.
A Landing Page de inscrição é imprescindível para um evento presencial bem organizado, pois ela permite a mensuração de quantas pessoas pretendem comparecer ao evento. Saiba que a margem de erro para eventos gratuitos é maior do que em eventos pagos, pois quem paga pela inscrição tende a ter mais certeza de seu comprometimento; mas ainda que haja menos participantes do que inscritos, a Landing Page é um recurso que permite avaliar o interesse do público-alvo pelo evento proposto e ainda gera leads qualificados e informações de contato valiosas para o time comercial!
Dica Importante
Na Landing Page, lembre-se de sempre colocar as suas tags de monitoramento, como o Facebook Pixel, a Tag de Conversões do Google Ads ou o código de monitoramento do RD Station, por exemplo. Esta associação permite que você monitore, em tempo real e até mesmo após o final do evento, até que ponto da jornada os seus leads chegaram, possibilitando a execução de ações de remarketing para divulgar as suas campanhas de Graduação e Pós-Graduação, por exemplo.
“Muito obrigado!”
É também interessante que haja uma Landing Page de confirmação e agradecimento, que consiste em uma página à qual o seu inscrito será direcionado logo após realizar a inscrição. Ela deverá seguir a mesma estética e tom de voz e manter no seu inscrito a sensação de continuidade, de “minha jornada não acabou por aqui”. Quer exemplos? >>> “Agradecemos a sua inscrição! Fique de olho no e-mail que você cadastrou para receber as próximas informações!” ou “Para confirmar a sua inscrição, confira a caixa de entrada do e-mail que você cadastrou e clique no link que acabamos de te enviar. Até breve!”
Dica Importante
Aqui vai mais uma dica: Nesta Landing Page de agradecimento, você pode incentivar algum tipo de ação através do uso de um CTA (Call To Action), como, por exemplo, inserir um link de confirmação para o evento que leva para outra página. Desta forma, as plataformas gradativamente passam a interpretar que este lead confia no seu envio, pois, dentro de sua jornada, ele recebeu o seu e-mail marketing, clicou e interagiu, o que indica que os próximos disparos dificilmente serão sinalizados como SPAM e provavelmente chegarão certinho na sua caixa de entrada. Legal, né?
O que nos leva à próxima etapa: o E-mail de Confirmação. Através de um fluxo de automação, é possível disparar um e-mail automático de confirmação de inscrição ao seu inscrito no endereço que ele te forneceu no formulário.
Para enriquecer ainda mais a sua estratégia, você pode, a partir deste simples e-mail de confirmação, direcionar o seu inscrito a uma publicação do seu Blog que se comunique com o assunto do evento, gerando engajamento e incentivando sua jornada pelo funil de vendas através do seu conteúdo.
Você também pode incentivar o seu inscrito a convidar outras pessoas a participarem do seu evento – por aqui, esta ação é executada através da BuzzLead. É possível programar iscas que serão enviadas para o seu inscrito conforme mais e mais pessoas forem se inscrevendo no evento através do link exclusivo de convite dele. Vou te dar um exemplo: Quando o lead se inscreve no evento pela primeira vez, ele recebe um link exclusivo de indicação e passa a compartilhar com seus amigos, familiares e nas redes sociais. Ao conquistar 5 novos leads através de seu link, ele ganha acesso a um e-book; ao alcançar 10 indicações, ele ganha acesso gratuito a um curso rápido online. Percebe como, com essa simples ação, você aumenta cada vez mais o tamanho da sua base de leads e o engajamento com sua marca, tornando-a mais conhecida para novas pessoas?
“Não se esqueça da gente!”
Agora, da confirmação da inscrição até a data do evento, o seu inscrito não pode esquecer do seu compromisso e do porquê o seu evento é importante para ele. Para isso, siga marcando presença e mostrando relevância através dos E-mails de Nutrição. Nestes contatos, você pode, entre muitas outras possibilidades:
- Lembrá-lo da data, horário e localização.
- Reforçar a credibilidade dos convidados.
- Direcioná-los para novos conteúdos interessante.
- Intensificar a sensação de exclusividade dos brindes que serão oferecidos na ocasião.
“Tá chegando!”
Conforme o evento for se aproximando, é interessante construir a sensação de urgência no seu inscrito através dos E-mails de Pré-evento: “Falta uma semana!”, “Faltam 3 dias!”, “É Amanhã!” e “Nos vemos daqui a pouco!” são alguns assuntos bastante chamativos e que cumprem bem essa função.
O e-mail disparado no dia do evento pode reforçar informações importantes, como a programação, as regras do evento e o mapa de como chegar até o local, por exemplo, evitando confusões e mobilizações desnecessárias.
Dica Importante
As redes sociais não devem ficar de fora da estratégia de divulgação e nutrição, mas lembre-se de que nem todos os seus seguidores serão o público-alvo do seu evento, então pode ser mais interessante focar os esforços em quem de fato tende a participar, através da mídia paga, por exemplo, do que entediar todo o restante das pessoas que te seguem, mas não fazem parte do seu público-alvo e não verão relevância nas suas postagens sobre o evento.
“O que achou do nosso evento?”
E nada de achar que tudo acaba quando o último participante vai embora! Quando o evento acaba, é hora de entender a percepção do público sobre o evento através dos E-mail de NPS (Net Promoter Score). Este contato deverá ocorrer após o evento, como no dia seguinte, por exemplo, e consistirá em uma pesquisa de satisfação e espaço para sugestões dos seus participantes. Este feedback é importantíssimo para avaliar os erros e acertos do planejamento e da execução e para que os próximos eventos sejam cada vez melhores!
Avaliando o saldo do evento
Agora sim, evento encerrado. Parabéns a todos os envolvidos, vocês arrasaram!
Mas… para que serviu todo este trabalho?
Primeiramente, você teve a oportunidade de apresentar a sua IE para potenciais alunos e coletar seus dados de contato de maneira consentida, além de criar senso de identidade e comunidade para os alunos que já são seus, aumentando as chances de retenção.
Também foi possível mensurar a taxa de participação dentre os inscritos no seu evento, o que te dará um parâmetro para a organização dos futuros eventos que você decida fazer.
Dica Importante
E chegamos à nossa última caixinha de dicas: depois do evento, faça um cruzamento dos dados dos inscritos com os seus sistemas, sejam acadêmicos, de CRM ou plataformas de automação, como o RD Station marketing. Isso te permitirá entender a identidade do seu público – se ele englobou mais professores, coordenadores, colaboradores, alunos ou pessoas externas – e até mesmo quantas pessoas cadastraram seus dados pela primeira vez. Assim, você pode avaliar a relevância do seu evento tanto para o seu público interno quanto para o externo.
Você também abriu caminho para captar novas parcerias com empresas e pessoas de interesse, pois a sua organização e profissionalismo se destacaram e a sua instituição ganhou referência em realizar bons eventos! A partir de agora, lembre-se de manter o relacionamento com eles em dia, ok?
E se você pensou em uma programação interessante e condizente com o seu público-alvo e ainda manteve um bom fluxo de nutrição dos seus conteúdos digitais, certamente aumentou a credibilidade e autoridade da sua IE!
